Communication interne

Il existe plusieurs façons de désigner la communication interne : communication interne à l'entreprise, relations internes, internal relations, communication avec les collaborateurs, employer communications ou communication en entreprise. 

Qu’est-ce que la communication interne ?

Il existe plusieurs façons de désigner la communication interne : communication interne à l'entreprise, relations internes, internal relations, communication avec les collaborateurs, employer communications ou communication en entreprise.

Elle poursuit les objectifs suivants :

  • Transmission sur mesure et ciblée d’informations à tous les collaborateurs ou à certains groupes de collaborateurs.
  • Amélioration de la collaboration, des échanges de savoir-faire ainsi que de la coordination des activités opérationnelles grâce à une culture du dialogue très développée et la connaissance des objectifs de l’entreprise.
  • Construction et entretien de relations avec les collaborateurs.
  • Renforcement de l’attachement des collaborateurs, informés en permanence des nouveautés ou des changements dans l’entreprise grâce à la communication interne.
  • Amélioration de la gestion des idées : la communication interne n’est pas à sens unique. Elle permet aux collaborateurs de faire part à tout moment de leurs idées et réflexions. Cela stimule la motivation.

Communication interne : les enjeux

Dans tous les secteurs, l’efficacité des processus de communication interne joue un rôle crucial dans le succès d’une entreprise. Une communication interne sans faille garantit la bonne intégration et l’information complète de l’ensemble du personnel.


Enjeux particuliers liés à la communication interne


Les secteurs affichant des disparités dans les horaires de travail, les structures et les domaines de compétence représentent un défi de taille. C’est le cas notamment dans l'hôtellerie ou le secteur de la santé. Il est difficile d’y assurer une communication uniforme.

  • La plupart des collaborateurs sont toujours en mouvement et ne disposent pas d’un poste de travail fixe.
  • Les employés travaillent en équipe.
  • Jamais au cours de la journée ils ne sont réunis tous ensemble sur le lieu de travail.

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Communication interne : les exigences

Les entreprises doivent trouver des solutions pour partager les informations importantes de façon rapide, fiable et sûre. Afin de garantir une efficacité maximale, la communication interne doit répondre à un niveau particulièrement élevé d’exigences.

  • Transparence et rapidité
    Précisément dans le domaine de la santé, il apparaît nécessaire d’assurer des échanges en temps réel via différents appareils. Il faut que les données soient immédiatement disponibles et puissent être consultées sur les différents appareils disponibles : smartphones, ordinateurs portables, tablettes.
  • Transparence
    Dans les milieux professionnels hétérogènes, l’expéditeur comme le destinataire a besoin d’un suivi des messages transparent et bien structuré en toutes circonstances. À défaut, il est fortement probable que des informations importantes soient perdues ou ne puissent plus être retracées.
  • Échanges en tout lieu
    Certains messages s’adressent à l’ensemble du personnel. Cela nécessite un moyen de communication capable d’atteindre de manière fiable tous les employés, même ceux qui se trouvent ailleurs à ce moment-là. Par exemple pour réorganiser rapidement un service lorsque des collègues sont malades. Également pour communiquer à tous les membres du personnel des décisions internes de l’entreprise avant qu’ils ne l’apprennent par la presse. Ou encore pour partager de nouvelles réglementations.
  • Protection des données
    Précisément dans les domaines où l’activité requiert le traitement de données personnelles, celles des patients d’un hôpital ou des clients d’un hôtel, ces informations sensibles doivent faire l’objet d’une protection particulière. Dans certains cas par exemple, seuls les collaborateurs autorisés à les consulter ont le droit d’être inclus dans la communication. L’ajout de toute autre personne constitue une violation de la protection des données.

Communication interne : à l'épreuve de la réalité

À défaut d’un outil remplissant toutes les exigences, les collaborateurs utilisent des alternatives issues de leur quotidien. Les services de messagerie comme WhatsApp ainsi que les e-mails occupent la première place sur l'échelle de popularité.

Une étude de l'institut allemand de protection des données DDI le montre:

  • 98 % des médecins employés dans les hôpitaux utilisent WhatsApp & co dans le cadre du travail afin de partager des observations avec des confrères. Ces derniers sont unanimes : les diagnostiques peuvent être établis et partagés de façon plus rapide et plus sûre.

 

98% des médecins utilisent Whatsapp

 

La communication par e-mail représente une alternative possible mais elle pose problème dans le secteur hôtelier. Les études l’attestent :

  • Seulement deux tiers des collaborateurs disposent d’un compte e-mail personnel. Dans ce contexte, la direction est régulièrement confrontée au fait que les informations ne parviennent pas toujours à tous les collaborateurs. Pour y remédier, les informations sont transmises par les supérieurs mais le problème se pose alors du filtrage des messages et de la diffusion aux mauvais destinataires.

Communication interne : risques actuels 

Dans les branches où les collaborateurs sont dispersés et constamment en mouvement, la tâche consistant à tous les coordonner et les tenir bien informés représente un immense défi. Néanmoins, les employeurs qui autorisent leurs employés à trouver eux-mêmes une solution pour communiquer ensemble en interne risquent gros.

Services de messagerie – pratiques mais peu sûrs :

  • En cas de recours à des mobiles privés pour échanger des données sensibles via des messageries comme WhatsApp, il arrive par exemple que les photos de constatations transmises soient automatiquement enregistrées sur le serveur du destinataire.
  • Il est possible que des tiers non autorisés de l'entourage privé du destinataire aient alors accès à ces données. Ce cas constitue une violation de la protection des données.
  • Il est rare qu’un contrôle s’applique lorsqu’un collaborateur quitte un groupe de discussion dans lequel des collègues échangent des informations sensibles. Il se peut que des données sensibles partagées tombent entre de mauvaises mains.
  • Il arrive aussi que tous les collaborateurs ne fassent pas partie d’un groupe de discussion. Cela favorise le sentiment d’exclusion.
  • Les messageries privées envoient des messages aux contacts enregistrés sur la mémoire du mobile.
  • Si un contact change de numéro et que celui-ci est réattribué, des données confidentielles sont susceptibles d'être envoyées par erreur au mauvais destinataire.

E-Mails – peu clairs et prétendument plus sûrs :

  • Il est illusoire de croire que les e-mails utilisés dans le cadre d’échanges internes sont plus sûrs. Certes, ils sont envoyés depuis un centre informatique et des appareils internes afin d’empêcher qu’ils se mélangent avec des communications privées. 
  • Toutefois, il n’est pas rare que des e-mails contenant des informations internes et parfois confidentielles circulent dans toute l’entreprise.
  • D’autres collaborateurs sont régulièrement ajoutés au hasard en «CC ». Le cercle des destinataires s’agrandit à chaque nouveau message.
  • Des informations qui ne sont pas destinées à toutes les personnes de cette liste sont ainsi diffusées.
  • Pire encore, les véritables destinataires de l’e-mail qui devaient en tirer des informations importantes et urgentes sont susceptibles de ne plus les percevoir dans ce déluge d’informations.
  • Il y a un risque d’erreurs ou de mauvaises décisions.

La solution : communication interne via une application

Lorsqu’il faut communiquer en interne au sein d’environnements professionnels hétérogènes, des moyens de communication plus performants que les messageries en libre accès ou les e-mails sont nécessaires. Une appli de communication moderne adaptée au milieu professionnel apporte la solution à tous les problèmes évoqués plus haut.

  • Les données bénéficient d'un hébergement centralisé et sûr.
  • L’appli peut donc être installée sans crainte sur le mobile privé.
  • Toutes les informations sont transmises de manière cryptée selon des normes mondialement reconnues.
  • Les données transmises ne peuvent pas être téléchargées.
  • Le propriétaire des données est l’entreprise qui met à disposition la plateforme de communication.

La communication interne via une appli satisfait par ailleurs à toutes les exigences qu’un hôpital moderne peut avoir envers une communication interne efficace. Elle offre les fonctionnalités suivantes :

  • Newsfeed pour communiquer rapidement avec tout le monde
    Dans un newsfeed, en ont l’habitude la plupart des utilisateurs de Facebook, les employeurs atteignent en une seule fois tous les collaborateurs selon le groupe ciblé, indépendamment de l'horaire et du lieu. Y compris les employés travaillant à temps partiel ou en équipe. Une fonction commentaire permet en outre de garantir la communication « Bottom-up » : des collaborateurs à la direction.
  • Dialogue pour les échanges directs entre deux collaborateurs
    Des sujets importants peuvent être abordés en temps réel par deux collaborateurs dans une discussion privée et protégée, pour une flexibilité de communication maximale.
  • Tchat pour des échanges sécurisés en groupe
    Plusieurs collaborateurs ou des équipes entières peuvent discuter dans des espaces virtuels sécurisés. Le cercle des participants peut être déterminé dès le départ pour qu'il n’accepte aucune personne de l’extérieur et qu’il n’intègre que les collaborateurs habilités à recevoir certaines données.

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Checklist : 10 conseils pour la communication interne 

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Une appli Intranet vous permet de cocher en toute confiance les dix points suivants :

  1. Communication interne efficace à tout moment, en tout lieu
  2.  Fin de la pagaille communicationnelle
  3.  Alternative sûre à WhatsApp et aux tchats de messagerie
  4. Partage d’actualités de l’entreprise en temps réel avec tous les collaborateurs
  5. Dialogue privé et sûr entre deux collaborateurs
  6. Tchat privé et sûr entre groupes
  7. Trafic de données crypté
  8. Propriété des données
  9. Hébergement sûr des données conformément aux normes les plus récentes
  10. Utilisable sur tous les terminaux tels que PC, Notebook, tablette, mobile.

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