Communication en temps réel

Les applications de messagerie instantanée et de tchat ont popularisé la disponibilité immédiate des informations. La transmission de messages instantanés via une appli permet un échange en quelques secondes.

Qu’est-ce que la communication en temps réel?

Les entreprises continuent d’informer leurs collaborateurs des nouvelles importantes par l’intermédiaire de polycopiés ou de réunions en face à face. C’est le contraire de la communication en temps réel. Il peut se passer plusieurs jours avant que tous les destinataires reçoivent l’information. À l’opposé, les applications de messagerie instantanée et de tchat ont popularisé la disponibilité immédiate des informations. La transmission de messages instantanés via une appli permet un échange en quelques secondes. Voilà ce qu’est la communication en temps réel.

Celle-ci remplit les conditions suivantes:

  • On entend par temps réel l’exigence envers un système de calcul.
  • Le terminal qui reçoit les données est opérationnel en permanence.
  • La communication se fait généralement n’importe où, n’importe quand, via un appareil mobile.
  • Les données sont disponibles immédiatement.
  • Ou bien le délai entre le moment de la saisie et celui de l’envoi doit être suffisamment court pour garantir une «rapidité» (timeliness) acceptable.
  • Les données peuvent être traitées ou transmises immédiatement.

COMMUNICATION en temps réel: les enjeux

De moins en moins de collaborateurs en entreprise disposent d’un poste de travail avec PC stationnaire. Ils n’ont donc qu’un accès limité à l’Intranet. En outre, les outils de communication classiques comme les tableaux ou les affiches ne permettent plus de les informer assez rapidement lorsqu’il y a urgence. Grâce à la communication en temps réel, les entreprises peuvent informer leurs employés n’importe où et n’importe quand via une appli de smartphone, sachant qu’ils en ont tous un dans la poche, garantissant ainsi une joignabilité maximale.

Scénarios d’application

La communication en temps réel joue un rôle essentiel dans les branches où les informations doivent être échangées rapidement mais où les collaborateurs ne se sont pas toujours devant un ordinateur. Par exemple dans l’hôtellerie ou le secteur de la santé.

  • Radiographies, dossiers de patients – le secteur de la santé implique des échanges permanents de données sensibles. Ces informations doivent parvenir de manière rapide et fiable aux destinataires, tout en respectant la protection des données. Ainsi, le personnel soignant peut prendre des décisions de traitement rapides et fiables.
  • Dans les hôtels et les restaurants, les collaborateurs sont dispersés et constamment en mouvement. La tâche consistant à tous les coordonner et les tenir bien informés représente un défi quotidien.

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Exigences de la communication en temps réel

Les milieux professionnels tels que le secteur de la santé et la restauration ont besoin d’outils de communication permettant de transmettre immédiatement les messages. En effet, il faut que les collaborateurs puissent échanger rapidement et efficacement dans des environnements où ils travaillent en relation étroite, sans toutefois être toujours dans la même pièce. De cette manière, le travail d’équipe fonctionne également dans des cadres professionnels hétérogènes.

Top down icon
 

Transmission des informations de haut en bas

Les contenus «Top-Down» tels que les communiqués de la direction, les propositions de services pour les collaborateurs ou les modifications législatives doivent être transmises dans un flux «Top-Down». Celui-ci permet à la direction d’atteindre tout le monde en même temps. Les instructions sont suivies correctement et personne ne se sent exclu.

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Transmission des informations de bas en haut

La communication en temps réel doit également garantir les échanges de bas en haut. Il faut offrir aux collaborateurs la possibilité de poser des questions ou d’exprimer des réflexions dans le flux de communication général ou encore par messagerie directe. Ils s’identifient ainsi davantage à leur travail. En effet, ils ont le sentiment de faire partie de quelque chose de plus grand, d’être reconnus et écoutés.

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Echanges en tous lieux

Précisément dans le domaine de la santé, il apparaît nécessaire d’assurer des échanges en temps réel via différents appareils. Il convient notamment de garantir la disponibilité rapide des informations critiques. Par conséquent, les collaborateurs doivent pouvoir consulter facilement et sans procédure de connexion fastidieuse les données sur l’appareil à portée de main: smartphones, ordinateurs portables, tablettes.

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Composition simplifiée des messages

La rédaction de messages doit être intuitive et rapide, sans avoir à saisir d’objet ou rechercher longuement les données du destinataire. Dans le cas contraire, le principe même de communication en temps réel devient absurde.
 
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Echanges privés

Certaines informations ne sont pas destinées à tout un chacun. C’est notamment le cas dans l’hôtellerie et le secteur de la santé. En effet, il s’agit souvent de partager des données sensibles. Les dossiers qui ne concernent qu’un cercle bien défini de personnes doivent être discutés dans un environnement privé et n’atteindre que les collègues qui sont impliqués dans un thème particulier.
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Transparence

Pour tous les participants, la structure des conversations doit être transparente, simple à comprendre et exempte d’interruptions visuelles telles que les signatures et les données relatives au destinataire et à l’expéditeur. Ainsi, il devient bien plus facile d’avoir une vue d’ensemble de la conversation et les réponses peuvent être rédigées et envoyées plus rapidement.

1/3 des professionnels veulent communiquer en temps réel

Communication en temps réel: à l’épreuve de la réalité

Au printemps 2017, l’institut d’étude de marché Kantar EMNID a réalisé pour le compte de l’agence Intranet Hirschtec une enquête sur la communication digitale au sein des entreprises. Au total, 1002 professionnels ont été interrogés. L’enquête parvient à la conclusion que la communication en temps réel n’est jusqu’ici arrivée que partiellement dans les entreprises. C’est également le cas dans le secteur de la santé et l’hôtellerie. En parallèle, les employés expriment un fort besoin dans ce domaine.

  • Près d’un tiers (30 %) des professionnels aimeraient avoir la possibilité communiquer en temps réel. Néanmoins, cette solution n’est pas disponible dans toutes les entreprises.
  • Les «Digital Natives» en particulier ont grandi avec les services de messagerie instantanée et souhaitent également utiliser ces outils de communication efficaces au travail.
  • Les entreprises doivent en être conscientes lorsqu’elles sont à la recherche des meilleurs talents.
  • Il s’agit pour elle de mettre à disposition ces outils modernes pour attirer des collaborateurs des générations Y et Z et les fidéliser sur le long terme.

Communication en temps réel: risques actuels

En raison du manque d’offres de la part des employeurs, les collaborateurs se débrouillent souvent eux-mêmes. Faute de pouvoir recourir à une appli d’entreprise sûre, ils se tournent vers WhatsApp & co pour communiquer en temps réel. L’utilisation des groupes de discussion est particulièrement élevée chez les professionnels qui se déplacent beaucoup au sein et en dehors de leur entreprise. Les solutions de tchat sont pour eux un moyen de communication essentiel à l’accomplissement de leurs tâches. Cela comporte des risques considérables.


Applis de tchat privées violation de la protection des données:

  • Les employés qui traitent régulièrement des données sensibles ou confidentielles, notamment dans l’hôtellerie et le secteur de la santé, risquent d’enfreindre la protection des données.
  • WhatsApp & co ne respectent pas les dispositions légales applicables au milieu professionnel. Les données personnelles peuvent facilement être espionnées.
  • Les services de messagerie privés posent également problème car ils envoient des messages à des contacts qui sont enregistrés sur la mémoire du portable.
  • Si un contact change de numéro sans en informer l’expéditeur, des données confidentielles sont susceptibles d’être envoyées par erreur au mauvais destinataire une fois que le numéro est réattribué.
  • Les collaborateurs qui quittent l’entreprise ne sont pas toujours supprimés des groupes de discussion. Ils reçoivent alors des informations qui ne leur sont pas destinées.
  • Si des photos critiques sont transmises, un contrat par exemple, le risque existe que ces données se retrouvent automatiquement enregistrées sur le propre Cloud du destinataire.
  • WhatsApp est paramétré ainsi par défaut et tout le monde ne pense pas à désactiver cette fonction.
  • Il est possible que des tiers non autorisés de l’entourage privé du destinataire aient alors accès à ces données.
  • Il s’agit d’une violation claire du règlement général sur la protection des données.

La solution: communication en temps réel via une application

Les employeurs ne devraient pas s’exposer aux risques liés à l’utilisation d’applications de discussion privées dans l’environnement professionnel. Il existe en effet des alternatives plus sûres à WhatsApp. La communication en temps réel via une appli spécialement conçue pour un usage professionnel est absolument sans risque.

  • Une appli destinée au personnel contribue à la protection des données.
  • Le transfert de données est protégé par un cryptage de bout en bout.
  • Les données sont hébergées conformément à la norme mondialement reconnue ISO 27001.
  • L’appli destinée au personnel a été développée pour le travail mobile quotidien. Elle peut donc être utilisée sans problème par des collaborateurs de tout âge et sa grande facilité d’utilisation lui confère une large acceptation parmi le personnel.
  • Le logiciel s’installe facilement sur tous les systèmes existants et aide l’ensemble des organisations dans l’hôtellerie et le secteur de la santé à surmonter la transition numérique.
  • L’appli peut être installée sans crainte sur le mobile privé.
  • Toutefois, les données transmises ne peuvent pas être téléchargées.
  • Seuls les employés qui travaillent effectivement dans l’entreprise ont accès à l’appli destinée au personnel.
  • Toutes les données de contact bénéficient d’une gestion centralisée et sont actualisées en permanence.
  • Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, son accès à l’appli est désactivé. Ainsi, les données ne sont pas envoyées par erreur à d’anciens collaborateurs.

Les fonctionnalités de l’appli destinée au personnel pour la communication en temps réel rappellent volontairement celles des réseaux sociaux tels que WhatsApp et Facebook. Étant donné la popularité de ce type de solutions, l’acceptation de l’application est assurée dès le départ.

  • Fil d'actualité pour communiquer rapidement avec tout le monde

Dans un fil d'actualité, les employeurs atteignent en une seule fois tous les collaborateurs selon le groupe ciblé, indépendamment de l’horaire et du lieu.

  • Dialogue pour les échanges directs entre deux collaborateurs

Des sujets importants peuvent être abordés en temps réel par deux collaborateurs dans une discussion privée et protégée. Pour une flexibilité de communication maximale.

  • Tchat pour des échanges sécurisés en groupes

Plusieurs collaborateurs ou des équipes entières peuvent discuter dans des espaces virtuels sécurisés.

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Check-list: 9 conseils pour la communication en temps réel

 

Garantissez que vos collaborateurs puissent communiquer en temps réel avec une appli destinée au personnel, de façon sûre et conforme à la protection des données. Une appli Intranet vous permet de cocher en toute confiance les dix points suivants:

  1. Communication efficace en temps réel, à tout moment, en tout lieu
  2.  Alternative sûre à Whatsapp
  3. Partage d’actualités de l’entreprise en temps réel avec tous les collaborateurs
  4. Dialogue privé et sûr entre deux collaborateurs
  5. Tchat privé et sûr entre groupes
  6. Trafic de données crypté
  7. Propriété des données
  8. Hébergement sûr des données conformément aux normes les plus récentes
  9. Utilisable sur tous les terminaux tels que PC, Notebook, tablette, mobile.

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