DIGITALISATION ET COMMUNICATION D'ENTREPRISE

La digitalisation a un impact sur tous les domaines de la vie professionnelle – également sur la façon de communiquer au sein des entreprises.

Quelles sont les conséquences de la digitalisation sur la communication d’entreprise?

La digitalisation a un impact sur tous les domaines de la vie professionnelle – également sur la façon de communiquer au sein des entreprises. Après l’invention du téléphone à la fin du 19ème siècle, il ne s’est rien passé pendant longtemps. Jusqu’à l’apparition des premiers téléphones mobiles quelque 100 ans plus tard, suivis par les smartphones.

Depuis, on ne communique plus uniquement par conversation directe mais aussi par messages texte, vidéos et images. Les canaux qui s’y prêtent sont multiples. Dans le domaine privé, les médias sociaux comme Facebook, Twitter ou Instagram ainsi que les messageries instantanées comme WhatsApp ont marqué les nouvelles formes de communication. Selon les besoins, on échange dans des fils d'actualités, par message direct ou sur des groupes de discussions. Et souvent en différé: chacun répond quand il en a le temps.

La tendance qui s’est imposée dans la sphère privée s’applique de plus en plus à la communication professionnelle. Dans le secteur de la santé et l’hôtellerie précisément, la communication en différé via smartphone offre de nombreux avantages. Les collaborateurs disposent rarement d’un poste de travail fixe avec PC, ce qui limite la possibilité de les joindre par e-mail. Le téléphone n’offre pas de résultat plus probant. Si un employé d’hôtel est par exemple en conversation avec un client, il ne répondra pas à son téléphone. Pas plus que le médecin lorsqu’il se trouve en consultation avec un patient. Si la personne oublie de rappeler, certaines informations importantes risquent de se perdre. Les erreurs sont alors plus fréquentes et la motivation du personnel baisse, avec de possibles effets négatifs sur le climat de travail.

Un système de messagerie instantanée améliore la situation. Les entreprises permettent ainsi à leurs employés d’échanger en cas de besoin des messages et des images via une appli sur son smartphone. L’avantage: chacun a constamment un mobile dans la poche et peut répondre dès qu’il le peut.

Il faut cependant noter que

  • Seuls les systèmes adaptés à l’environnement professionnel doivent être utilisés.
  • Les fonctionnalités des nouvelles applis destinées au personnel pour les échanges dans le cadre du travail ressemblent à celles de WhatsApp ou Facebook.
  • La différence réside essentiellement dans l’hébergement, la protection des données et la sécurité informatique.
  • Une appli pour collaborateurs permet une communication transparente et ciblée, tout en évitant dans le même temps les trop-pleins de communication étant donné que les aspects privé et professionnel se mélangent mal.
  • L’appli peut être mise en mode silencieux en dehors du temps de travail.

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L’importance de la digitalisation pour la culture d’entreprise

Opportunités de la communication digitale

Une culture d’entreprise positive se reflète dans le succès d’une entreprise. C’est bien connu. En revanche, on parle moins de l’influence de la communication digitale sur la qualité du climat. Dans le secteur de la santé, il s'agit même d'une question de vie ou de mort. Des scientifiques de la Yale School of Public Health sont en tout cas parvenus à une conclusion frappante. Ils ont établi une corrélation entre un bon climat de travail, reposant sur la coopération et l’esprit d’équipe, et des chances de survie supérieures des patients. Les facteurs tels que la gestion valorisante et une bonne communication sont cruciaux et une appli destinée au personnel permet de les promouvoir. Et bien plus encore!

 

Coopération et esprit d'équipe

 

Scénarios d’application de la communication digitale

  • La communication digitale encourage une bonne culture d’entreprise: 
    Une appli professionnelle permet d’afficher des informations destinées à tous les collaborateurs dans un flux. Cela garantit une transparente maximale, des échanges efficaces et continus, qui renforcent à leur tour la cohésion et l'organisation en équipe. En effet, personne ne se sent plus exclu. Pour les échanges privés, il est possible de tchatter en temps réel avec un ou plusieurs collaborateurs au choix. De cette manière, les collègues sont toujours rapidement en contact les uns avec les autres. Tous ces aspects réunis ont un effet positif sur la culture d’entreprise.
  • La communication continue garantit le bon fonctionnement des processus:
    Notamment dans les environnements hétérogènes comme l’hôtellerie ou le secteur de la santé, la communication avec les collègues durant le service représente un défi de taille. Les collaborateurs ne sont jamais au même endroit mais doivent pourtant travailler main dans la main. Si tel n’est pas le cas, le danger que des erreurs soient commises est grand. Des clients ne bénéficient pas du service demandé ou des diagnostiques sont mal établis par manque d'informations cruciales. La mise à disposition d’outils de communication adéquats permet d’éviter ces désagréments. Il est possible grâce à eux de partager en temps réel et sans délai l’ensemble des faits et des données. La continuité et le bon fonctionnement des processus sont ainsi assurés et la satisfaction des participants augmente.
  • Meilleur flux d’informations entre les collaborateurs et la direction:
    La communication digitale via une appli destinée au personnel encourage en outre les échanges entre les collaborateurs et la direction. En effet, les gens sont tous reliés les uns aux autres. Non seulement la possibilité d’une communication active et transparente «de haut en bas et de bas en haut» améliore la compréhension réciproque mais elle permet également de réagir immédiatement aux problèmes et dysfonctionnements. En parallèle, des idées innovantes peuvent plus facilement être transmises à la direction alors qu’elles resteraient probablement bloquées au niveau des chefs d’équipe avec une communication classique.
  • Fidélisation des jeunes employés:
    Le recours à un outil de communication moderne tel qu’une appli destinée aux collaborateurs a également un impact sur l’attractivité de l’employeur. La génération du «millénaire» a grandi à l’ère de la digitalisation. Ses éléments sont habitués à un monde où tout se fait via une application. Les jeunes entrepreneurs réalisent des transactions via leur smartphone, surfent vers leur prochain emploi et font défiler le prochain partenaire de vie sur une app de rencontre. Ils attendent des applications similaires dans leur environnement de travail. Que ce soit dans l’hôtellerie ou le secteur de la santé – les employeurs disposant d’une appli de communication montrent qu'ils sont en phase avec leur époque sur le plan technologique. Ils se distinguent ainsi des concurrents qui n’ont pas encore franchi le pas vers la digitalisation.

Conséquences

Dans les domaines professionnels tels que l’hôtellerie et le secteur de la santé, il faut des outils de communication permettant de transmettre immédiatement les messages. De cette manière, le travail d’équipe fonctionne également dans des cadres professionnels hétérogènes. Résultat: des collaborateurs motivés et fidèles et une bonne culture d’entreprise.

La digitalisation dans l’hôtellerie et le secteur de la santé à l’épreuve du réel

Le statu quo? Que ce soit dans l’hôtellerie ou le secteur de la santé, la percée de la digitalisation est encore insuffisante. Les potentiels y demeurent considérables. Le recours aux technologies digitales permettrait d’économiser chaque année jusqu’à 34 milliards d’euros rien que dans le secteur de la santé allemand. Cela équivaut à environ 12 % des coûts totaux annuels de santé et de soins qui s’élèvent à 290 milliards d’euros. Voilà les principales conclusions d’une nouvelle étude de McKinsey intitulée «Digitalisation dans le secteur de la santé: les opportunités pour l’Allemagne». Pour cette étude, McKinsey a analysé et contrôlé, dans le cadre d’entretiens avec des experts, le potentiel d’amélioration de 26 technologies digitales sur la base de plus de 500 documents de recherche internationaux.

 

34 Milliards d'euros d'économie dans le secteur de la santé allemand

 

  • Bénéfices potentiels dans le secteur de la santé
Les principaux bénéfices potentiels dans le secteur de la santé résident dans les dossiers de patients et les prescriptions électroniques ainsi que dans les échanges médecin-patient via Internet.

La seule introduction du dossier médical électronique à grande échelle donnerait aux infirmiers et aux médecins l’accès, à tout moment et n’importe où, à tous les dossiers de patients. Ils pourraient alors documenter les observations en chemin via une appli de communication. Cela garantirait une prise en charge et un suivi efficaces et continus des patients en soins ambulatoires.

Le constat n’est pas meilleur dans l’hôtellerie, comme le révèle l’étude «Digitalisation dans l’industrie touristique: tendances et répercussions – Expériences issues de l’hôtellerie et des voyagistes» pour le compte des syndicats allemands ver.di et NGG. Guido Zeitler, vice-président de NGG, indique dans une déclaration officielle: «Les employés du secteur doivent avoir en tête que la maîtrise des applications digitales devient une qualification clé dans pratiquement tous les domaines de l’hôtellerie.»

  • Bénéfices potentiels dans l’hôtellerie

Le tourisme dépendra à l’avenir de «l’importance et de la valorisation des conseils personnels délivrés par un être humain et des services individuels aux clients basés sur un interlocuteur.» Les entreprises ont les cartes en main pour décider d'investir dans une communication transparente pour leurs employés via une appli. Un scénario d’application: un client a un souhait particulier ou un hôte de marque arrive plus tôt que prévu à l'hôtel. Une appli de communication permet de surmonter facilement ce type de situations: les messages arrivent immédiatement là où il faut – que ce soit Facility Management, service de chambre, cuisine, RH ou réception. Cela garantit un service rapide et sans interruption qui permet aux hôtels de se démarquer de la concurrence.

Risques inhérents à la communication digitale actuelle

Les collaborateurs reconnaissent depuis longtemps déjà les avantages d’une digitalisation accrue. À défaut d’offres adéquates de la part des employeurs, ils se débrouillent souvent avec leurs propres matériels et applications, notamment pour digitaliser leur communication. Faute de pouvoir accéder à une appli d'entreprise sûre, ils se tournent vers WhatsApp & co pour communiquer en temps réel. Cela comporte des risques considérables.

  • Les employés qui manipulent souvent au quotidien des données sensibles ou confidentielles, notamment dans l'hôtellerie et le secteur de la santé, risquent d'enfreindre la protection des données.
  • WhatsApp & co ne respectent pas les dispositions légales applicables au milieu professionnel. Les données personnelles peuvent facilement être espionnées.
  • Les services de messagerie privés posent également problème car ils envoient des messages à des contacts qui sont enregistrés sur la mémoire du portable.
  • Si un contact change de numéro sans en informer l'expéditeur, des données confidentielles sont susceptibles d'être envoyées par erreur au mauvais destinataire une fois que le numéro est réattribué.
  • Si des photos critiques sont transmises, un contrat par exemple, le risque existe que ces données se retrouvent automatiquement enregistrées sur le propre Cloud du destinataire.
  • WhatsApp est paramétré ainsi par défaut et tout le monde ne pense pas à désactiver cette fonction.
  • Il est possible que des tiers non autorisés de l'entourage privé du destinataire aient alors accès à ces données.
  • Il s'agit d'une violation claire du règlement général sur la protection des données.

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La solution: communication digitale via une application

Ce n’est pas une fatalité. La communication digitale via une appli spécifiquement destinée aux collaborateurs pour le domaine professionnel n’est pas seulement sans risque en matière de protection des données et de sécurité informatique.

  • L’application est conforme au RGPD.
  • Les données sont hébergées conformément à la norme mondialement reconnue ISO 27001.
  • Le transfert de données est protégé par un cryptage de bout en bout.
  • Les données transmises ne peuvent pas être téléchargées ou partagées sur un smartphone et ainsi tomber entre de mauvaises mains.
  • Seuls les employés qui travaillent effectivement dans l'entreprise ont accès à l'appli destinée au personnel.
  • Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, son accès à l'appli est désactivé.

Une application professionnelle garantit en outre la transparence dans les domaines tels que l’hôtellerie et le secteur de la santé. Les informations via e-mails ou newsletters ne sont plus adaptées depuis longtemps au mode de travail mobile des collaborateurs dans ces branches.

Une appli destinée au personnel encourage quant à elle les échanges aisés au sein des équipes décentralisées; simple et efficace:

  • Tous les collaborateurs sont interconnectés – que ce soit sur smartphone, ordinateur ou tablette.
  • Ils accèdent à tout moment aux informations et échangent sur des groupes de discussions.
  • En plus des assemblées d’entreprise, le management peut contacter les employés, dans leur totalité ou selon un groupe ciblé, en communiquant directement à tout moment et en tout lieu.
  • De cette manière, les thèmes importants n’échappent pas à certains employés parce qu’ils n’étaient pas en service ou qu’ils accomplissaient une tâche.

Dans le même temps, une application professionnelle évite un flux d'informations inopportunes. Les messages privés et les affaires professionnelles ne se mélangent pas dans le flux d’informations. Le tout reste donc transparent en toute occasion. L’appli de communication est uniquement conçue pour partager des informations importantes et pertinentes sur le plan professionnel.

Elle garantit une communication bien structurée:

  • Le programme de Chat s'intègre parfaitement dans la vie des collaborateurs et leur permet de joindre à tout moment les contacts désirés.
  • Le flux d’informations est amélioré et les échanges internes ciblés sont encouragés.