interne kommunikation

Es gibt viele Namen für die interne Kommunikation: Interne Unternehmenskommunikation, interne Öffentlichkeitsarbeit, internal Relations, Mitarbeiterkommunikation, Employer Communications oder innerbetriebliche Kommunikation. 

Was ist Interne Kommunikation?

Es gibt viele Namen für die interne Kommunikation: Interne Unternehmenskommunikation, interne Öffentlichkeitsarbeit, internal Relations, Mitarbeiterkommunikation, Employer Communications oder innerbetriebliche Kommunikation.

Sie unterliegt den folgenden Zielsetzungen:

  • Passgenaue und zielgerichtete Vermittlung von Informationen an alle Mitarbeiter oder bestimmte Mitarbeitergruppen.
  • Verbesserung der Zusammenarbeit, des Wissensaustauschs sowie der Koordination betrieblicher Abläufe durch eine intensive Dialog-Kultur und Kenntnis der Unternehmensziele.
  • Aufbau und Pflege von Mitarbeiterbeziehungen.
  • Stärkung der Bindung der Mitarbeiter, die dank interner Kommunikation immer über Neuerungen oder betriebliche Veränderungen informiert sind.
  • Stärkung des Ideenmanagements: Interne Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Sie er erlaubt es Mitarbeitern, sich jederzeit mit ihren Ideen und Anregungen einzubringen. Das fördert die Motivation.

Interne Kommunikation: Die Herausforderungen 

In allen Branchen nehmen reibungslose interne Kommunikationsprozesse einen großen Stellenwert für den Erfolg eines Unternehmens ein. Eine nahtlose interne Kommunikation gewährleistet, dass jeder integriert wird und wichtige Informationen nicht an ihm vorbeigehen. 

Besondere Herausforderungen an die interne Kommunikation


Eine besondere Herausforderung stellen Branchen mit sehr heterogenen Arbeitszeiten, Strukturen und Aufgabenbereichen dar, wie es in der Hotellerie oder dem Gesundheitswesen der Fall ist. Hier ist eine einheitliche Kommunikation nur schwer zu gewährleisten.

  • Ein Großteil der Mitarbeiter ist immer in Bewegung und verfügt über keinen festen Arbeitsplatz.
  • Die Arbeitnehmer arbeiten im Schichtbetrieb.
  • Zu keinem Zeitpunkt des Tages sind alle Mitarbeiter vor Ort.

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Interne Kommunikation: Die Anforderungen

Betriebe müssen Mittel und Wege auftun, um wichtige Informationen schnell, zuverlässig und sicher zu teilen. Um eine möglichst hohe Effektivität zu gewährleisten, muss die interne Kommunikation hier besonders hohe Anforderungen erfüllen.

  • Transparenz und Tempo
    Gerade im Gesundheitswesen sollte der Austausch in Echtzeit über verschiedene Geräte gewährleistet sein. Daten müssen direkt zur Verfügung stehen und auf den verschiedensten Geräten abgerufen werden können, die gerade zur Hand sind: Handy, Laptop, Tablet.
  • Übersichtlichkeit
    In heterogenen Arbeitsumfeldern brauchen sowohl Adressat und Empfänger einen übersichtlichen und jederzeit gut strukturieren Nachrichtenverlauf. Sonst ist die Gefahr groß, dass wichtige Informationen untergehen oder nicht mehr nachvollzogen werden können.
  • Ortsunabhängiger Austausch
    Regelmäßig gibt es Nachrichten, die die ganze Belegschaft erreichen müssen. Dafür bedarf es eines Kommunikationsmittels, mit dem sich alle zuverlässig erreichen lassen. Auch die Mitarbeiter, die gerade nicht vor Ort sind. Zum Beispiel, um kurzfristig Dienste neu zu koordinieren, weil Kollegen erkrankt sind. Oder um interne betriebliche Entscheidungen allen mitzuteilen, bevor die Arbeitnehmer aus der Presse davon erfahren. Oder, um geänderte Vorschriften zu teilen.
  • Datenschutz
    Gerade in Bereichen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten – seien es Daten von Patienten oder Hotelgästen, müssen diese sensiblen Informationen besonders geschützt werden. Zum Beispiel dürfen in bestimmten Fällen nur Mitarbeiter in die Kommunikation involviert werden, die befugt sind, die Informationen einzusehen. Alles andere verstößt gegen den Datenschutz.

Interne Kommunikation: Der Realitätscheck

Mangels eines Tools, das alle Anforderungen erfüllt, greifen Mitarbeiter zu Alternativen, die sie aus ihrem Alltag kennen. Messengerdienste wie WhatsApp oder E-Mail stehen weit oben auf der Beliebtheitsskala. 

Eine Studie des Deutschen Datenschutz-Instituts (DDI) ergab:

  • 98 Prozent der Klinikärzte gebrauchen WhatsApp und Co. im Job, um Befunde mit anderen Medizinern zu teilen. Sie sind sich einig: Diagnosen können so schneller und sicherer gestellt werden können. 

 

98 Prozent der Klinikärzte gebrauchen WhatsApp und Co

 

Die mögliche Alternative ist die Kommunikation per E-Mail. Das ist gerade im Hotelumfeld kritisch. Erhebungen zeigen:

  • Nur zwei Drittel aller Mitarbeiter verfügen über einen eigenen E-Mail Account. Hier kommt das Management regelmäßig an den Punkt, an dem von vornherein nicht immer alle Mitarbeiter mit der gleichen Information versorgt werden können. Stattdessen werden Informationen von Vorgesetzten weitergereicht, allerdings kommt es hier zur Filterung der Nachrichten, manchmal auch zur falschen Weitergabe. 

Interne Kommunikation: Aktuelle Risiken 

In Branchen, in denen die Mitarbeitenden verstreut und ständig unterwegs sind, ist es eine immense Herausforderung, alle zu koordinieren und auf dem gleichen Informationsstand zu halten. Wer es als Arbeitgeber allerdings zulässt, dass sich Mitarbeiter selbst ihre Wege suchen, um intern miteinander zu kommunizieren, riskiert viel.

Messenger-Dienste - praktisch, aber unsicher: 

  • Werden private Handys zum Austausch von sensiblen Daten über Messenger wie WhatsApp genutzt, können zum Beispiel übermittelte Fotografien von Befunden automatisch in der persönlichen Cloud-Umgebung des Empfängers gespeichert werden. 
  • Auf die Daten haben dann möglicherweise unberechtigte Dritte aus dem privaten Umfeld des Empfängers Zugriff. Das ist ein Verstoß gegen den Datenschutz.
  • Mitarbeiter kontrollieren nicht immer, ob ein Mitarbeiter, der die Organisation verlässt, auch den bestehenden Gruppenchat verlässt. So können geteilte sensible Daten in die falschen Hände gelangen.
  • Manchmal werden nicht alle Mitarbeiter in einen Gruppenchat involviert. Das befördert das Gefühl der Ausgrenzung.
  • Private Messenger-Dienste senden Nachrichten an Kontakte, die auf der Festplatte des Handys gespeichert sind.
  • Ändert sich die Nummer eines Adressaten, können hochsensible Daten versehentlich an den falschen Empfänger gesandt werden, wenn die alte Nummer neu vergeben wurde.

E-Mails - nur vermeintlich sicherer und unübersichtlich: 

  • E-Mails, die zum internen Austausch genutzt werden, sind nur vermeintlich sicherer. Sie werden zwar über ein internes Rechenzentrum und hauseigene Geräte verschickt und können sich somit nicht mit der privaten Kommunikation vermischen.
  • Nicht selten kursieren Mails jedoch im ganzen Haus, die interne und teilweise vertrauliche Informationen enthalten.
  • Immer und immer wieder werden weitere Mitarbeiter wahllos auf „CC“ gesetzt. Mit jeder weiteren Nachricht vergrößert sich der Empfängerkreis.
  • So können Informationen die Runde machen, die nicht für alle Augen in dem Empfängerkreis bestimmt sind.
  • Personen, die der ursprünglichen Mail wichtige und zeitkritische Informationen entnehmen sollten, nehmen diese in der aufkommenden Informationsflut möglicherweise nicht mehr wahr.
  • So können Fehler entstehen oder Fehlentscheidungen getroffen werden.

Die Lösung: Interne Kommunikation per App

Wenn es um die interne Kommunikation in heterogen organisierten Arbeitsumfeldern geht, sind Kommunikationswege jenseits frei verfügbarer Messenger oder der beruflichen E-Mail gefragt. Eine moderne Kommunikations-App für den professionellen Bereich löst alle genannten Painpoints in der internen Kommunikation. 

  • Die Daten werden sicher an zentraler Stelle gehostet.
    Somit kann die App bedenkenlos auch auf dem privaten Handy installiert werden.
  • Alle Informationen werden verschlüsselt nach weltweit erprobten Sicherheitsstandards übertragen.
  • Übertragene Daten können nicht heruntergeladen werden.
  • Dateneigentümer ist das Unternehmen, das die Kommunikationsplattform zur Verfügung stellt

Die interne Kommunikation via App erfüllt außerdem alle Anforderungen, die ein moderner Klinikbetrieb an eine gelingende interne Kommunikation stellt. Sie verfügt über die folgenden Funktionen:

  • News-Feed für die schnelle Kommunikation mit allen
    In einem News-Feed, wie ihn viele Anwender von Facebook kennen, erreichen Arbeitgeber alle Mitarbeiter zielgruppengerecht, zeit- und ortsunabhängig auf einmal. Auch Teilzeitbeschäftigte und Mitarbeiter im Schichtbetrieb. Zusätzlich ermöglicht eine Kommentarfunktion die Bottom-up Kommunikation, also: Von den Mitarbeitern zum Management.
  • Dialog für den direkten Austausch zwischen zwei Mitarbeitern
    Relevante Themen können in Echtzeit zwischen zwei Mitarbeitern in einer geschützten Privatnachricht diskutiert werden. Das bietet größtmögliche Flexibilität in der Kommunikation. 
  • Chat für dem sicheren Austausch in Gruppen
    In sicheren virtuellen Räumen können sich mehrere Mitarbeiter oder ganze Teams im Chat austauschen. Der Teilnehmerkreis kann von vornherein so gewählt werden, dass er einerseits niemanden außen vorlässt und andererseits nur Mitarbeiter einbindet, die für den Erhalt bestimmter Daten autorisiert sind. 

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Checkliste: 10 Tipps für die interne Kommunikation 

 Sorgen Sie mit einer Mitarbeiter-App dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter sicher und datenschutzverträglich austauschen.

Mit einer Intranet-App können Sie getrost an die folgenden zehn Punkte einen Haken machen:

  1. Funktionierende interne Kommunikation zu jeder Zeit, an jedem Ort
  2. Kein Kommunikations-Chaos mehr
  3. Sichere Alternative zu WhatsApp und E-Mail-Chats
  4. Teilen von Unternehmensnews in Echtzeit mit allen Mitarbeitern
  5. Sicherer privater Dialog zwischen zwei Mitarbeitern
  6. Sicherer privater Chat zwischen Gruppen
  7. Verschlüsselter Datenverkehr
  8. Data-Ownership
  9. Sicheres Datenhosting nach modernsten Maßstäben
  10. Einsetzbar für alle Endgeräte wie Desktop, Notebook, Tablet, Mobile Phone

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