echtzeit kommunikation

 Messenger- und Chat-Apps haben dagegen die direkte Verfügbarkeit von Nachrichten populär gemacht. Die Kommunikation per Messenger-App gewährleistet einen Austausch binnen Sekunden. 

Was ist Echtzeit Kommunikation?

Nach wie vor informieren Unternehmen ihre Mitarbeiter über wichtige Neuerungen über ausgedruckte Zettel und Face-to-face Meetings. Das ist das Gegenteil von Echtzeit Kommunikation. Es kann Tage dauern, bis alle Empfänger die Nachricht bekommen haben. Messenger- und Chat-Apps haben dagegen die direkte Verfügbarkeit von Nachrichten populär gemacht. Die Kommunikation per Messenger-App gewährleistet einen Austausch binnen Sekunden. Das ist Kommunikation in Echtzeit.
Echtzeit Kommunikation erfüllt folgende Bedingungen:

  • Unter Echtzeit versteht man die Anforderung an ein Rechensystem.
  • Das Endgerät, das die Daten empfängt, ist ständig betriebsbereit.
  • Die Kommunikation findet in der Regel orts- und zeitunabhängig über ein mobiles Gerät statt.
  • Die Daten sind ohne Verzögerung verfügbar.
  • Oder: Die Verzögerung zwischen der Zeit der Eingabe und der Zeit der Ausgabe muss ausreichend klein für eine akzeptable ”Rechtzeitigkeit“ (timeliness) sein.
  • Die Daten können ohne jede weitere Verzögerung weiterverarbeitet oder weitergeleitet werden.

Echtzeit Kommunikation: Die Herausforderungen

Immer weniger Mitarbeiter in Unternehmen verfügen über einen festen stationären PC-Arbeitsplatz. Sie haben somit nur begrenzten Zugriff auf das Intranet. Zusätzlich können sie mit klassischen Kommunikationsinstrumenten wie dem schwarzen Brett oder Aushängen nicht mehr zeitgemäß informiert werden, wenn es einmal schnell gehen muss. Mit Hilfe von Echtzeit Kommunikation versorgen Unternehmen ihre Mitarbeiter unabhängig von Zeit und Ort via Smartphone-App. Ein solches hat jeder ständig in der Tasche. Das gewährleistet die größtmögliche Erreichbarkeit.  

Anwendungsszenarien

Von besonderer Bedeutung ist Echtzeit Kommunikation in Branchen, in denen Informationen schnell ausgetauscht werden müssen, sich die Mitarbeiter aber nicht konsequent an einem Computerarbeitsplatz befinden. Zum Beispiel in der Hotellerie oder dem Gesundheitswesen. 

  • Röntgenbilder, Patientendossiers – in der Gesundheitsbranche werden laufend sensible Daten ausgetauscht. Diese müssen den Empfänger zuverlässig, schnell und datenschutzkonform erreichen. So können sie schnelle, zuverlässige Behandlungsentscheidungen treffen. 
  • In Hotels und Restaurants arbeiten die Mitarbeitenden verstreut und sind ständig im Haus unterwegs. Es ist eine tägliche Herausforderung, alle zu koordinieren und auf dem gleichen Informationsstand zu halten.

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Anforderungen an die Echtzeit Kommunikation

Es bedarf in Arbeitsumfeldern wie dem Gesundheitswesen und der Gastronomie Kommunikationsinstrumenten, mit denen sich Nachrichten ohne Zeitverzögerung übermitteln lassen. Denn gerade in Umfeldern, in denen Mitarbeiter eng miteinander arbeiten müssen, ohne immer im gleichen Raum zu sein, müssen sie sich in kürzester Zeit zuverlässig austauschen können. So gelingt die reibungslose Teamzusammenarbeit auch in heterogenen Arbeitsumfeldern.

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Informationen von oben nach unten weitergeben

Top-Down-Inhalte wie Verlautbarungen der Geschäftsführung, Angebote von Serviceleistungen für Mitarbeiter oder Gesetzesänderungen müssen in einem Top-Down-Stream weitergeben werden. So erreicht das Management alle gleichzeitig. Vorgaben werden zuverlässig umgesetzt und niemand fühlt sich ausgegrenzt.

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Informationen von unten nach oben weitergeben

Eine Echtzeit Kommunikation sollte auch den Austausch von unten nach oben gewährleisten. Mitarbeiter sollten in dem allgemeinen Kommunikationsstream oder auch per Direktnachricht die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen oder Anregungen zu äußern. Das stärkt die Identifikation mit dem, was sie tun. Denn sie haben das Gefühl, Teil von etwas Größerem zu sein, wahrgenommen und gehört zu werden.

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Ortsunabhängiger Austausch

Gerade im Gesundheitswesen sollte der Austausch in Echtzeit und über verschiedene Geräte gewährleistet sein. Insbesondere kritische Informationen müssen schnell verfügbar sein. Daher sollten die Daten nahtlos und ohne langwierige Loginprozeduren auf dem Gerät abgerufen werden können, das gerade zur Verfügung steht: Handy, Laptop, Tablet.

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Einfache Erstellung von Nachrichten

Nachrichten müssen intuitiv und schneller erstellt werden können, ohne einen Betreff eingeben oder langwierig Empfängerdaten heraussuchen zu müssen. Sonst führt sich das Prinzip der Echtzeit Kommunikation selbst ad absurdum.

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Privater Austausch

Nicht alle Informationen sind für alle Augen bestimmt. Gerade in Hotellerie und Gesundheitswesen ist das der Fall. Hier geht es häufig um den Austausch sensibler Daten. Angelegenheiten, die nur einen bestimmten Personenkreis betreffen, sollten in einem privaten Umfeld besprochen werden können und zuverlässig nur die Kollegen erreichen, die in ein bestimmtes Thema involviert sind.

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Übersichtlichkeit

Die Struktur der Unterhaltung sollte für alle Beteiligten übersichtlich und leicht nachvollziehbar und frei von optischen Unterbrechungen wie Signaturen und Empfangs- und Absenderdaten sein. Die Konversation kann so nicht nur leichter überblickt werden. Antworten können auch schneller verfasst und abgesandt werden.

1/3 der Beschäftigten wurden gerne in Echtzeit kommunizieren

Echtzeit Kommunikation: Der Realitätscheck

Im Frühjahr 2017 hat das Marktforschungsinstitut Kantar EMNID im Auftrag der Intranet-Agentur Hirschtec eine Umfrage zur digitalen Kommunikation in Unternehmen durchgeführt. Befragt wurden 1.002 Berufstätige. Das Fazit der Umfrage: Echtzeit Kommunikation ist in den Unternehmen bislang nur teilweise angekommen. Dazu gehören auch das Gesundheitswesen und die Hotellerie. Gleichzeitig melden Mitarbeiter einen hohen Bedarf an.

  • Fast ein Drittel (30 Prozent) der Beschäftigten würden gerne in Echtzeit miteinander kommunizieren. Doch diese sind nicht in jedem Unternehmen verbreitet.
  • Gerade die „Digital Natives“ sind mit Messenger-Diensten aufgewachsen und wünschen sich diese auch als effektive Instrumente zur Kommunikation am Arbeitsplatz.
  • Auf der Suche nach den besten Talenten sollten sich Unternehmen dessen bewusst sein.
  • Es gilt für sie diese modernen Tools bereitzustellen, wollen sie Mitarbeiter aus den Generationen Y und Z für sich gewinnen und langfristig an sich binden.

Echtzeit Kommunikation: Aktuelle Risiken

Mangels Angeboten von Arbeitgeberseite behelfen sich Mitarbeiter häufig selbst. Statt zu einer sicheren Unternehmens-App greifen sie auf WhatsApp und Co zurück, um dennoch in Echtzeit kommunizieren zu können. Die Häufigkeit der Chat-Nutzung ist besonders unter Beschäftigten, die sich innerhalb oder außerhalb ihres Unternehmens viel bewegen weit verbreitet. Sie empfinden den Chat als wichtiges Kommunikationsmittel bei der Erledigung ihrer Aufgaben. Das birgt erhebliche Risiken.


Private Chat-Apps – Verstoß gegen den Datenschutz:

  • Beschäftigte, die häufig zum Beispiel in Hotellerie und Gesundheitswesen täglich mit sensiblen oder vertraulichen Informationen umgehen, riskieren Datenschutzverletzungen.
  • WhatsApp und Co. sind nicht konform mit den gesetzlichen Vorgaben im beruflichen Kontext. Personenbezogene Daten können leicht ausgespäht werden.
  • Private Messenger-Dienste sind problematisch, weil sie Nachrichten an Kontakte senden, die auf der Festplatte des Handys gespeichert sind.
  • Ändert ein Kontakt seine Nummer, ohne den Absender zu informieren, können hochsensible Daten versehentlich an den falschen Empfänger gesandt werden, sobald die Nummer neu vergeben wird.
  • Mitarbeiter die das Unternehmen verlassen werden oft nicht aus dem internen WhatsApp Chat entfernt. So erhalten sie Informationen, die nicht für ihre Augen bestimmt sind.
  • Werden kritische Fotos übermittelt, von Verträgen etwa, ist das Risiko gegeben, dass diese automatisch in der persönlichen Cloud-Umgebung des Empfängers gespeichert werden.
  • WhatsApp verfügt über eine entsprechende Voreinstellung und nicht jeder deaktiviert sie.
  • Auf diese Daten haben dann möglicherweise unberechtigte Dritte aus dem privaten Umfeld des Empfängers Zugriff.
  • Das ist ein klarer Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung.

Die Lösung: Echtzeit Kommunikation per App

Arbeitgeber müssen die Risiken, die mit einer Nutzung privater Chat-Apps im beruflichen Umfeld verbunden sind, nicht eingehen. Es gibt nämlich sichere Alternativen zu WhatsApp. Echtzeit Kommunikation ist mit einer speziellen Mitarbeiter-App für den professionellen Bereich völlig unbedenklich.

  • Eine Mitarbeiter-App trägt zum Datenschutz bei.
  • Die Datenübertragung erfolgt via Ende-zu-Ende Verschlüsselung.
  • Gehostet werden die Daten nach dem weltweit erprobten ISO-Standard 27001.
  • Die Mitarbeiter-App wurde für den mobilen Arbeitsalltag entwickelt. Sie wird von Mitarbeitenden aller Generationen problemlos angewendet und erreicht aufgrund ihrer intuitiven Bedienbarkeit eine hohe Akzeptanz in der ganzen Belegschaft.
  • Die Software lässt sich leicht in alle bestehenden Systeme einbinden und hilft allen Organisationen in der Hotellerie und dem Gesundheitswesen, die digitale Transformation zu bewältigen.
  • Die App kann bedenkenlos auch auf dem privaten Handy installiert werden.
  • Übertragene Daten können aber nicht heruntergeladen werden.
  • Zugriff auf die Mitarbeiter-App haben nur Arbeitnehmer, die auch wirklich in einem Unternehmen beschäftigt sind.
  • Alle Daten Kontaktdaten werden an zentraler Stelle verwaltet und stets aktualisiert.
  • Verlässt ein Mitarbeiter den Betrieb, wird sein Zugang zur App deaktiviert. So gelangen Daten nicht versehentlich an ehemalige Mitarbeiter oder Fremde.

Die Funktionen der Mitarbeiter-App für die Echtzeit Kommunikation erinnert bewusst an Soziale Netzwerke wie WhatsApp und Facebook. Aufgrund der Bekanntheit der Anwendungen ist die Akzeptanz bei der Anwendung von vornherein gegeben.

  • News-Feed für die schnelle Kommunikation mit allen

In einem News-Feed erreichen Arbeitgeber alle Mitarbeiter zielgruppengerecht, zeit- und ortsunabhängig auf einmal.

  • Dialog für den direkten Austausch zwischen zwei Mitarbeitern

Relevante Themen können in Echtzeit zwischen zwei Mitarbeitern in einer geschützten Privatnachricht diskutiert werden. Das bietet größtmögliche Flexibilität in der Kommunikation.

  • Chat für dem sicheren Austausch in Gruppen

In sicheren virtuellen Räumen können sich mehrere Mitarbeiter oder ganze Teams im Chat austauschen.

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Checkliste: 9 Tipps für die Echtzeit Kommunikation

Sorgen Sie mit einer Mitarbeiter-App dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter sicher und datenschutzverträglich in Echtzeit austauschen. Mit einer Intranet-App können Sie getrost an die folgenden zehn Punkte einen Haken machen:

  • 1. Funktionierende Echtzeit Kommunikation zu jeder Zeit, an jedem Ort
  • 2. Sichere Alternative zu WhatsApp
  • 3. Teilen von Unternehmensnews in Echtzeit mit allen Mitarbeitern
  • 4. Sicherer privater Dialog zwischen zwei Mitarbeitern
  • 5. Sicherer privater Chat zwischen Gruppen
  • 6. Verschlüsselter Datenverkehr
  • 7. Data-Ownership
  • 8. Sicheres Datenhosting nach modernsten Maßstäben
  • 9. Einsetzbar für alle Endgeräte wie Desktop, Notebook, Tablet, Mobile Phone

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