DIGITALIsierung und unternehmenskommunikation

Die Digitalisierung hat Einfluss auf alle Bereiche des Arbeitslebens – auch auf die Art und Weise, wie in Unternehmen kommuniziert wird.

Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf die UnternehmensKommunikation?

Die Digitalisierung hat Einfluss auf alle Bereiche des Arbeitslebens – auch auf die Art und Weise, wie in Unternehmen kommuniziert wird. Nach der Entwicklung des ersten Telefons Ende des 19. Jahrhunderts tat sich lange nichts. Bis etwa 100 Jahre später die ersten Mobiltelefone aufkamen und dann die Smartphones.

Seitdem wird nicht mehr nur im direkten Gespräch miteinander kommuniziert, sondern zusätzlich über Texte, Videos und Bilder. Die Kanäle, die sich hierfür anbieten, sind vielfältig. Im privaten Bereich haben soziale Medien wie Facebook, Twitter oder Instagram, aber auch Messengersysteme wie WhatsApp die neuen Formen der Kommunikation geprägt. Je nach Bedarf tauschen wir uns in Nachrichtenstreams, per Direktnachricht oder in Chatgruppen aus. Und das oftmals zeitversetzt: Jeder antwortet dann, wenn er die Zeit dazu hat.

Was sich im Privaten bewährt hat, hält auch immer stärker Einzug in die berufliche Kommunikation. Gerade im Gesundheitswesen und der Hotellerie bietet die zeitversetzte Kommunikation per Smartphone viele Vorzüge. Hier verfügen Mitarbeiter selten über einen festen stationären PC-Arbeitsplatz und sind zum Beispiel nur begrenzt via E-Mail erreichbar. Auch die telefonische Erreichbarkeit ist nicht immer gewährleistet. Mitarbeiter in der Hotellerie, die sich etwa im Gespräch mit dem Kunden befinden, werden nicht auf das Klingeln ihres Telefons reagieren. Ebenso wenig der Arzt, der gerade einen Patienten behandelt. Gerät der Rückruf in Vergessenheit, drohen wichtige Informationen unterzugehen. So passieren häufiger Fehler und die Motivation der Mitarbeiter sinkt, was negative Auswirkungen auf das Betriebsklima haben kann.

Besser geht’s mit einem Messengersystem. Hiermit ermöglichen Unternehmen ihren Mitarbeitern bei Bedarf Texte und Bilder via Smartphone-App auszutauschen. Der Vorteil: Ein Handy hat jeder ständig in der Tasche und er kann dann reagieren, wenn es in seinen Ablauf passt.

Dabei ist aber zu beachten:

  • Es sollten nur Systeme genutzt werden, die auf das professionelle Umfeld zugeschnitten sind.
  • Moderne Mitarbeiter-Apps für den beruflichen Austausch folgen in ihren Funktionen Vorbildern wie WhatsApp oder Facebook.
  • Der Unterschied besteht vor allem in den Bereichen Hosting, Datenschutz und IT-Sicherheit.
  • Eine Mitarbeiter-App gewährleistet eine jederzeit transparente und zielgerichtete Kommunikation, bewahrt aber gleichzeitig vor einem Kommunikationsüberfluss, da sich Privates und Berufliches nicht vermischen.
  • Außerhalb der Arbeitszeit kann die App stumm geschaltet werden.

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Die Bedeutung der Digitalisierung für die Company Culture

Chancen der digitalen Kommunikation

Eine positive Unternehmenskultur zahlt auf den Erfolg eines Unternehmens ein. Das ist bekannt. Weniger bekannt ist hingegen, wie groß der Einfluss der digitalen Kommunikation auf ein gutes Klima ist. Im Gesundheitswesen entscheidet sie möglicherweise sogar über Leben und Tod. Wissenschaftler der Yale School of Public Health kamen jedenfalls zu einer bemerkenswerteren Erkenntnis. Im Gesundheitswesen steigen mit einem guten Klima, das auf Kooperation und Teamwork ausgelegt ist, auch die Überlebenschancen der Patienten. Ausschlaggebend für ein gutes Teamgefüge sind Faktoren wie wertschätzende Führung und eine gute Kommunikation – beides wird durch eine Mitarbeiter-App gefördert. Und noch viel mehr!

 

Kooperation & Teamwork

 

Anwendungsszenarien der digitalen Kommunikation

  • Digitale Kommunikation fördert gute Unternehmenskultur: 
    Über eine Mitarbeiter-App können Informationen für alle Mitarbeiter in einem Stream angezeigt werden. Das gewährleistet eine größtmögliche Transparenz, einen guten und kontinuierlichen Austausch, was wiederum den Zusammenhalt sowie das Teamgefüge stärkt. Denn niemand fühlt sich jemals außen vor. Für den privateren Austausch besteht die Möglichkeit, mit einem oder mehreren ausgewählten Mitarbeitern zeitgleich zu chatten. So haben Kollegen immer einen kurzen Draht zueinander. All das wirkt sich positiv auf die Unternehmenskultur aus.
  • Fortlaufende Kommunikation gewährleistet reibungslose Prozesse:

    Gerade in heterogenen Umfeldern wie der Hotellerie und dem Gesundheitswesen ist es eine Herausforderung, mit Kollegen im laufenden Betrieb zu kommunizieren. Die Mitarbeiter sind ständig im Haus unterwegs und doch muss Hand in Hand miteinander gearbeitet werden. Geschieht das nicht, ist die Gefahr, dass Fehler passieren, groß. Gäste bekommen den falschen Service oder Patientendiagnosen werden falsch gestellt, weil wichtige Informationen fehlen. Das kann mit der Bereitstellung von adäquaten Kommunikationstools vermieden werden. Hierüber lassen sich alle relevanten Daten und Fakten in Echtzeit teilen, sobald sie vorliegen. Das gewährleistet nahtlose und korrekte Prozesse und macht alle Beteiligten zufriedener.

  • Besserer Informationsfluss von Mitarbeitern zum Management:
    Die digitale Kommunikation per Mitarbeiter-App fördert zudem den Austausch der Mitarbeitenden mit dem Management. Denn jeder ist mit jedem vernetzt. Die Möglichkeit zu einer aktiven und transparenten Kommunikation „von oben nach unten und von unten nach oben“ verbessert nicht nur das gegenseitige Verständnis. Sie hilft auch, auf bestehende Probleme und Missstände aufmerksam zu machen und unmittelbar darauf zu reagieren. Gleichzeitig können innovative Ideen leichter in Management transportiert werden, die bei der klassischen Kommunikation möglicherweise auf der Teamleiter-Ebene hängen bleiben und versanden würden.
  • Bindung junger Mitarbeiter:
    Der Einsatz eines zeitgemäßen Kommunikationstools wie einer Mitarbeiter-App wirkt sich nicht zuletzt auch auf die Arbeitgeberattraktivität aus. Gerade Millenials sind im Zeitalter der Digitalisierung groß geworden. Sie sind an eine Welt gewöhnt, in der alles digital per App erledigt wird. Junge Arbeitnehmer erledigen Transaktionen über ihr Smartphone, surfen zum nächsten Job und swipen per Dating-App zum nächsten Lebenspartner. Ähnliche Anwendungen erwarten sie auch von ihrem Arbeitsumfeld.   Egal, ob Gesundheitswesen oder Hotellerie – mit einer Mitarbeiter-App zeigen Arbeitgeber, dass sie sich technisch auf der Höhe der Zeit bewegen. Auf diese Weise grenzen sie sich von Wettbewerbern ab, die das Fenster zur Digitalisierung noch nicht so weit aufgestoßen haben.

Konsequenzen

Es bedarf in solchen Arbeitsumfeldern wie der Hotellerie und dem Gesundheitswesen Kommunikationsinstrumenten, mit denen sich Nachrichten ohne Zeitverzögerung übermitteln lassen. So gelingt die reibungslose Teamzusammenarbeit auch in heterogenen Arbeitsumfeldern. Das Ergebnis: Motivierte und gebundene Mitarbeiter und eine gute Unternehmenskultur.

Die Digitalisierung in Hotellerie und Gesundheitswesen im Realitätscheck

Der Status Quo? Weder im Gesundheitswesen noch in der Hotellerie ist die Digitalisierung ausreichend angekommen. Hier wie dort bestehen noch erhebliche Potenziale. Durch den Einsatz digitaler Technologien könnten allein im deutschen Gesundheitswesen bis zu 34 Milliarden Euro jährlich eingespart werden. Dies entspricht rund 12 Prozent der gesamten jährlichen Gesundheits- und Versorgungskosten von zuletzt 290 Milliarden Euro. Dies sind die zentralen Ergebnisse einer neuen Studie von McKinsey mit dem Titel „Digitalisierung im Gesundheitswesen: die Chancen für Deutschland“. McKinsey hat für die Studie auf Basis von mehr als 500 internationalen Forschungsdokumenten das Verbesserungspotenzial von 26 digitalen Gesundheitstechnologien analysiert und in Experteninterviews überprüft.

 

34 Milliarden Euros sparen

 

  • Nutzenpotenzial im Gesundheitswesen

Das größte Nutzenpotenzial im Gesundheitswesen bieten die elektronische Patientenakte und elektronische Rezepte sowie webbasierte Interaktionen zwischen Arzt und Patient.

Wäre zumindest schon einmal die elektronische Patientenakte flächendeckend eingeführt, hätten Pflegekräfte und Mediziner über eine Mitarbeiter-App ortsunabhängig jederzeit vollen Zugriff auf Patienteninformationen und könnten Befunde unterwegs dokumentieren. Somit wäre eine effiziente, kontinuierliche Versorgung und Überwachung der Patienten in der ambulanten Pflege gewährleistet.

In der Hotellerie sieht es nicht besser aus. Das belegt die Studie „Digitalisierung in der Tourismuswirtschaft: Trends und Folgewirkungen – Erfahrungen aus der Hotellerie und von Reiseveranstaltern“ im Auftrag der Vereinten Dienstleistungsgewerkschaft (ver.di) und der Gewerkschaft Nahrung-Genuss-Gaststätten (NGG). Guido Zeitler, stellvertretender NGG-Vorsitzender, sagt in einem offiziellen Statement: „Die Kolleginnen und Kollegen müssen darauf vorbereitet werden, dass das Beherrschen von digitalen Anwendungen in fast allen Bereichen im Hotel zur Schlüsselqualifikation wird.“

  • Nutzenpotenzial in der Hotellerie

Der Tourismus der Zukunft wird davon abhängen, „ob der Mensch mit seiner persönlichen Beratung und des auf individuellen, auf Ansprechpartnern beruhenden Services von Kunden und Gästen weiterhin wichtig und wertgeschätzt wird.“ Hier haben es die Unternehmen in der Hand, ob sie zum Beispiel in eine transparente Kommunikation per App ihrer Beschäftigten investieren. Ein Anwendungsszenario: Ein Gast hat einen Extrawunsch oder ein hoher Gast kommt früher als geplant ins Hotel. Dank einer Mitarbeiter-App lassen sich solche Situationen einfach bewältigen: Mitteilungen gelangen unverzüglich an die richtigen Stellen – ob Facility Management, Zimmerservice, Küche, HR oder Réception. So ist ein schneller und nahtloser Service garantiert, mit dem sich Hotels vom Wettbewerb abheben können.

Gefahren bei der aktuellen digitalen Kommunikation

Die Mitarbeiter selbst haben die Vorteile einer stärkeren Digitalisierung auch schon längst erkannt. Mangels der passenden Angebote von Arbeitgeberseite behelfen sie sich allerdings häufig mit der eigenen Hard- und Software, um zum Beispiel ihre Kommunikation zu digitalisieren. Statt zu einer sicheren Unternehmens-App greifen sie dabei auf WhatsApp und Co zurück, um dennoch in Echtzeit kommunizieren zu können. Das birgt erhebliche Risiken.

  • Beschäftigte, die häufig zum Beispiel in Hotellerie und Gesundheitswesen täglich mit sensiblen oder vertraulichen Informationen umgehen, riskieren Datenschutzverletzungen.
  • WhatsApp und Co. sind nicht konform mit den gesetzlichen Vorgaben im beruflichen Kontext. Personenbezogene Daten können leicht ausgespäht werden.
  • Private Messenger-Dienste sind problematisch, weil sie Nachrichten an Kontakte senden, die auf der Festplatte des Handys gespeichert sind.
  • Ändert ein Kontakt seine Nummer, ohne den Absender zu informieren, können hochsensible Daten versehentlich an den falschen Empfänger gesandt werden, sobald die Nummer neu vergeben wird.
  • Werden kritische Fotos übermittelt, von Verträgen etwa, ist das Risiko gegeben, dass diese automatisch in der persönlichen Cloud-Umgebung des Empfängers gespeichert werden.
  • WhatsApp verfügt über eine entsprechende Voreinstellung und nicht jeder deaktiviert sie.
  • Auf diese Daten haben dann möglicherweise unberechtigte Dritte aus dem privaten Umfeld des Empfängers Zugriff.
  • Das ist ein klarer Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung. 

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Die Lösung: Digitale Kommunikation per App

Das muss nicht sein. Die digitale Kommunikation mit einer speziellen Mitarbeiter-App für den professionellen Bereich ist nicht nur in punkto Datenschutz und IT-Sicherheit völlig unbedenklich.

  • Die App ist DSGVO-konform.
  • Gehostet werden die Daten nach dem weltweit erprobten ISO-Standard 27001.
  • Die Datenübertragung erfolgt via Ende-zu-Ende Verschlüsselung.
  • Übertragene Daten können nicht auf ein Smartphone heruntergeladen oder geteilt werden und so in unberechtigte Hände gelangen.
  • Zugriff auf die Mitarbeiter-App haben nur Arbeitnehmer, die auch wirklich in einem Unternehmen beschäftigt sind.
  • Verlässt ein Mitarbeiter den Betrieb, wird sein Zugang zur App deaktiviert.

Eine Mitarbeiter-App schafft außerdem gerade in Bereichen wie der Hotellerie und dem Gesundheitswesen die nötige Transparenz. Informationen über E-Mails oder Firmen-Newsletter werden dem mobilen Arbeitsstil der Mitarbeitenden in diesen Branchen schon lange nicht mehr gerecht.

Eine Mitarbeiter-App fördert hingegen den agilen Austausch in Teams mit dezentralen Arbeitsweisen einfach und effizient:

  • Alle Mitarbeitenden sind miteinander verbunden – sei es am Smartphone, Computer oder Tablet.
  • Sie greifen jederzeit auf Informationen zu und tauschen sich via Chat aus.
  • Das Management kann Mitarbeitende zusätzlich zu Betriebsversammlungen in der Gesamtheit oder zielgruppengerecht mittels direkter Kommunikation jederzeit und ortsungebunden kontaktieren.
  • So gehen wichtige Themen nicht an einzelnen Angestellten vorbei, weil sie gerade keine Schicht haben oder sich in einer wichtigen dienstlichen Angelegenheit befinden.

Gleichzeitig bewahrt eine Mitarbeiter-App vor einer ungewollten Informationsflut. In dem Nachrichtenstream durchmischen sich keine privaten und geschäftlichen Angelegenheiten. So bleibt immer alles schön übersichtlich. Eine Mitarbeiter-App ist nur zum Teilen wichtiger und berufsrelevanter Informationen gedacht.

Mit einer Mitarbeiter-App verläuft die Kommunikation garantiert in strukturierten Bahnen:

  • Das Chatprogramm integriert sich nahtlos in das Leben der Mitarbeitenden und ermöglicht Ihnen so, jederzeit die gewünschten Kontakte zu erreichen.
  • Der Informationsfluss wird verbessert und der zielgerichtete interne Austausch auf Augenhöhe gefördert.