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Interne Kommunikation per App: Alle erreichen - aber sicher!

  

Themen: Gesundheitswesen, Interne Kommunikation, Mitarbeiter-App

Interne Kommunikation per App: Alle erreichen – aber sicher! 

Apps mit einem Nachrichtenfeed für den betriebsinternen Austausch erfreuen sich grösster Beliebtheit. Gerade bei Spitälern und Pflegeeinrichtungen bringen sie Ordnung in die Kommunikation: Mit einem Klick alle Kollegen erreichen. Zuverlässig und sicher.

Orts- und zeitunabhängig miteinander kommunizieren

Im Gesundheitswesen gibt es zig Nachrichten, die die ganze Belegschaft angehen. Und das schnellstmöglich. Dafür bedarf es eines Kommunikationsmittels, mit dem sich alle erreichen lassen. Im Zweifel auch die, die gerade nicht vor Ort sind, weil sie gerade keine Schicht haben oder in Teilzeit arbeiten.

Angesichts der aktuellen Kommunikations-Praxis in Spitälern oder Pflegeeinrichtungen ist das eine grosse Herausforderung. Das gängige Informationstool ist die E-Mail. Mit ihr erreichen Nachrichten aber von vornherein nur die Mitarbeiter, die sich am Arbeitsplatz aufhalten. Denn der private Zugriff auf dienstliche Mails ist nur wenigen Angestellten vorbehalten. Was aber, wenn es dringende Angelegenheiten gibt, bei denen auch die informiert werden müssen, die gerade nicht da sind?

Notfallsituationen: Bitte kommen 

Seien es Notfallsituationen, bei denen eine unerwartet grosse Zahl an Verletzten eingeliefert wird und helfende Hände gebraucht werden. Sei es der krankheitsbedingte Ausfall vieler Kollegen in Epedemiezeiten und der damit verbundene Aufruf an die ganze Belegschaft, spontan einzuspringen - wenn irgend möglich. Möglich ist auch, dass das Management kurzfristig über Veränderungen informieren möchte, die die tägliche Routine beeinflussen. Dann kann mit einer kurzen Info an alle zum Beispiel vermieden werden, dass Angestellte etwa zur falschen Zeit am Arbeitsplatz erscheinen.  

In all diesen Fällen greift die interne E-Mail-Kommunikation schlichtweg zu kurz. Es gibt aber eine Alternative. Eine spezielle Business-App hilft, interne Informationsströme zu steuern. Mit ihr erreichen wichtige Neuigkeiten, die alle angehen auch wirklich alle. Egal wann und wo. Die App lässt sich auf dem Handy installieren.

Rundmails versacken leicht im Posteingang

Abgesehen von der grösseren örtlichen und zeitlichen Flexibilität bietet das Tool einen weiteren entscheidenden Vorteil gegenüber Rundmails. Aufgrund der gängigen E-Mailpraxis in vielen Betrieben, gehen diese nämlich allzu leicht unter.

Fast jeder kennt das Szenario: Bei vielen Mails werden Empfänger fast schon wahllos auf „CC“ gesetzt. Jeder schreibt, kommentiert und gibt seinen Senf zu einem Sachverhalt dazu. Das führt zu chronisch vollen E-Mailkästen mit lauter Nachrichten, die nur für einen Bruchteil der Empfänger wirklich interessant sind.

Nachrichtenfeed: Nicht inflationär nutzen

Viele Mitarbeiter verlieren den Überblick. Mangels Zeit lesen sie Vieles gar nicht erst oder scannen es nur grob. So kann es passieren, dass Kollegen wichtige Nachrichten nicht wahrnehmen, die für sie eigentlich von höchster Bedeutung wären.

Bei einem allgemeinen Nachrichtenfeed in einer Business-App ist das anders. Wird dieser nicht inflationär benutzt, sondern nur für die wirklich wichtigen und relevanten Informationen, wird dieser von der Belegschaft schnell als zuverlässiger Kommunikationskanal akzeptiert. Mehr noch: Er vermittelt Mitarbeitern das Gefühl, bestens vernetzt zu sein - auch mit der Leitung.

Direkter Draht zum Management

Via App haben Manager jederzeit einen Draht zu allen Mitarbeitenden und umgekehrt. Die oberste Führungsebene leitet Informationen nicht mehr nur an eine zwischengelagerte Hierarchieebene weiter. Stattdessen informiert sie die Belegschaft direkt. Damit kommen Informationen ungefiltert bei dem einzelnen an und es entstehen viel weniger Missverständnisse oder Gerüchte.

Da Arbeitnehmer die Möglichkeit haben, im Stream Rückfragen zu stellen oder Anregungen zu äussern, stärkt das die Identifikation mit dem, was sie tun messbar. Denn sie haben das Gefühl, Teil von etwas Grösserem zu sein, wahrgenommen und gehört zu werden. Das stiftet Sinn, motiviert und stärkt die Bindung an den Arbeitgeber.

Das ist gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wichtig für Unternehmen. Schliesslich können sich Mitarbeitende gerade im Gesundheitswesen ihre Arbeitgeber aussuchen. Umso essentieller ist es, für optimale Bedingungen im Betrieb zu sorgen. Und eine reibungslose und offene Kommunikation trägt wesentlich dazu bei. Das ist das Ergebnis des „Pocket Guide – Digitales Arbeiten im 21. Jahrhundert“. In Unternehmen, die auf digitale Kommunikation setzen, ist die grosse Mehrheit (77,77 Prozent) der Mitarbeiter sehr oder eher zufrieden.

PRIVATER AUSTAUSCH – AUCH DAS IST MÖGLICH

Übrigens: Informationen, die nur einen bestimmten Personenkreis betreffen, können in virtuellen Chat-Räumen besprochen werden. Sie erreichen dann nur die Kollegen, die in ein bestimmtes Thema involviert sind. 

Auch der Chat bietet gegenüber der Mail Vorteile:

  • Nachrichten sind schneller erstellt. Der Schreibende klickt auf die App, stellt in dem Chatroom seine Frage. Fertig. Er muss keine E-Mailvorlage öffnen, einen Betreff eingeben, und eine oder mehrere E-Mailadressen heraussuchen.
  • Die Struktur eines Chats ist übersichtlicher. Alle Antworten sind chronologisch ohne optische Unterbrechungen wie E-Mail-Signaturen und Empfangs- und Absenderdaten untereinander sortiert. Die Konversation kann so viel leichter überblickt werden

AUSTAUSCH VON WISSEN

Last but not least, fördert sowohl der Business-Chat als auch der Newsstream den effizienten Austausch von Wissen, was gerade in Klinken und Pflegeeinrichtungen wichtig ist. Hier veraltet Wissen zunehmend schneller. Gibt es zum Beispiel neue Vorgaben in punkto Hygiene oder neue Verabreichungsvorschriften von Medikamenten können alle Kollegen mit ein paar Klicks informiert werden und die Neuerungen direkt in ihrem Arbeitsalltag einsetzen. So entwickelt die Belegschaft nicht nur ein Gemeinschaftsgefühl, sondern ist auch immer auf dem neuesten Stand. Thumps up!

Sonja Dietz

Sonja Dietz

Sonja Dietz, born in 1977, is a journalist and social media editor with an academic background in German linguistics and literature. She has in-depth expertise in the field of human resources. Sonja produces specialist articles, develops strategies for the target-group-specific development of company-owned social media channels and fills them with precisely tailored content. She is particularly interested in the digitisation of the business world.

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